2021 年要遵守的 3 條電子郵件規則

在前幾年，這個年度系列涵蓋了單個應用程序。今年，我們除了關注有助於 2021 年的策略外，還將關注一體化解決方案。歡迎來到「2021 年 21 天生產力」的第二天。

和許多人一樣，我對電子郵件也是愛恨交加。電子郵件是早期互聯網、企業區域網和撥號 BBS 生態系統中最早的通信手段之一。電子郵件過去是、現在仍然是電子通信的主要手段之一。它被用於商業通信、商務、通知、協作和一堆有用的東西。


Mutt 郵件客戶端, CC BY-SA 4.0 by Kevin Sonney

很多人對電子郵件有著不正確的認識。電子郵件不是一個即時通訊平台。有時候，當一個人發送一條信息，幾乎立刻就會出現在世界的另一端，然後在幾分鐘內就會有回應，這看起來就像是電子郵件是即時通訊。正因為如此，我們可能會陷入一種思維定勢，即我們需要隨時激活電子郵件程序，一旦有東西進來，我們需要馬上看一下，然後馬上回復。

電子郵件的設計原則是：一個人發送一條信息，收件人會在方便的時候回復。是的，有高優先順序和緊急郵件的標誌，我們的電子郵件程序也有通知來告訴我們新郵件何時到達，但它們真的不是為了給今天的許多人造成壓力。


太！多！電子郵件了！ CC BY-SA 4.0 by Kevin Sonney

一般說來，一個人每受到一次干擾，至少需要 15 分鐘的時間讓他們的思維過程重新集中到被打斷的任務上。在工作場所（以及在家裡！），電子郵件成為了這些中斷之一已經是一種普遍現象。它不需要這樣，也不是設計成這樣的。我採用了一些規則來防止電子郵件成為讓我無法完成任務的干擾。

規則 1：電子郵件不是一個警報平台。在技術領域，人們通常會配置監控和警報平台，將所有的通知發送到電子郵件。在過去的 15 年裡，我幾乎在每一個工作場所都遇到過這種情況，我會先花了幾個月的時間來改變它。有很多好的平台和服務來管理警報。電子郵件不是其中之一。

規則 2：至少不要指望在 24 小時內得到答覆。我們有多少人接到過電話，問我們是否收到電子郵件，並問我們是否有任何問題？我就遇到過。盡量在工作場所或與你經常發郵件的人設定一個期望值，回復有時會很快，有時不會。如果事情真的很緊急，他們應該使用其他的溝通方式。

規則 3：每隔幾個小時檢查一次電子郵件，而不是不斷地檢查。我承認這一條很難，但它能給我帶來最安心的感覺。當我在工作或試圖專註於寫作等事情時，我會關閉我的電子郵件程序（或瀏覽器標籤），並忽略它，直到我完成。沒有通知，沒有 20 條新郵件正在等待的指示，沒有干擾。當我開始這樣做的時候，我花了一些努力來克服我的 FOMO（害怕錯過），但隨著時間的推移，這已經變得容易了。我發現，當我再次打開我的電子郵件時，我可以專註於它，而不是擔心我可以做什麼，或應該做什麼來代替。

希望這三條規則能像幫助我一樣幫助你。在接下來的日子裡，我會有更多可以幫助我處理電子郵件的方法分享給你。

via: https://opensource.com/article/21/1/email-rules

作者：Kevin Sonney 選題：lujun9972 譯者：wxy 校對：wxy

本文由 LCTT 原創編譯，Linux中國 榮譽推出

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